Admissions Manager - Bilingual in English and French Bachelor Program (F/M)

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Au sein de la Direction de l’Enseignement de l’École polytechnique, la Direction déléguée du programme Bachelor assure le recrutement, l'accueil et le suivi administratif des étudiants du programme Bachelor. Son rôle est d’accompagner, d’informer et d’aider les étudiants du programme et leurs familles, ainsi que d’assister les enseignants et le personnel administratif de l’École, pour offrir aux étudiants des conditions et un environnement de qualité favorisant leur succès et leur épanouissement. Les étudiants du programme Bachelor de l’École polytechnique, dont la première promotion a fait sa rentrée en septembre 2017, sont sélectionnés après un baccalauréat scientifique ou un diplôme international équivalent. Cette formation récente de 3 ans dispensée intégralement en anglais délivre un diplôme d’établissement de l’École polytechnique de niveau licence.

Au sein de la Direction déléguée du programme Bachelor et rattaché-e à la Directrice déléguée du programme, le-la titulaire du poste coordonne l’ensemble du processus de recrutement et d’admission des étudiants, puis assure leur inscription, avec le soutien d’un gestionnaire des admissions (2ème en cours de recrutement suite à une création de poste) et un renfort ponctuel de personnel.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Encadrer et animer l’équipe du pôle admissions, constituée de deux gestionnaires et de personnel de renfort lors de pics d’activité ; participer au recrutement des examinateurs et du personnel de renfort ; organiser le travail de l’ensemble des parties prenantes dans le processus de sélection (examinateurs internes et externes, coordinateur des épreuves orales, etc.)

• Coordonner l'ensemble du processus de sélection en lien avec les autres services de l’école (corps enseignant, direction des opérations de l’enseignement et services SI, marketing, relations internationales, services comptables et financiers, ressources humaines, etc.) : planifier le calendrier des admissions, gérer le traitement administratif des dossiers de candidatures, organiser la phase de sélection puis d'admission (commissions d'admissibilité/d’admission, entretiens d'admission et d'information), coordonner la sélection des étudiants, animer les commissions d’admission, participer à l’évaluation, assurer l'interface avec les candidats et leurs familles en répondant à leurs demandes d'information ;

• Piloter l’utilisation des outils et plateformes internes (outils développés par la DSI) et externes (Parcoursup, Smart agenda, Zoom), permettant la gestion des candidatures, des évaluations et des inscriptions des candidats ;

• Gérer et améliorer l’expérience candidat, en proposant et mettant en œuvre une qualité de service conforme au niveau d’excellence de l’Ecole polytechnique, en facilitant les démarches administratives des candidats, en assurant une relation et des échanges qualitatifs avec ces derniers et leurs familles et un accompagnement des admis jusqu’à leur arrivée sur le campus. Participer à l’élaboration d’outils et de procédures destinés à optimiser leur accueil ;

• Proposer des solutions permettant l’amélioration du processus de recrutement et de l’expérience utilisateur (équipe administrative, examinateurs, candidats), une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des candidatures et l’optimisation de l’organisation du travail dans un contexte de croissance de candidatures ;

• Établir des analyses statistiques, tableaux de suivi, benchmarks et faire un reporting régulier de ces données et de l’avancement du processus de sélection.

• Participer de manière ponctuelle aux activités de promotion du programme en lien avec le service marketing (salons, webinars, etc.)

• Apporter une aide ponctuelle lors des pics d’activités et événements majeurs du programme (rentrée, cérémonie de fin d’études, etc.)
  

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous disposez d'une formation supérieure Bac+4/5, vous justifiez d'une expérience de 2 ans minimum, idéalement acquise dans un contexte international.

D'un naturel communiquant, vous êtes autonome, réactif, et rigoureux.

Votre aptitude à travailler en équipe et votre sens de l'organisation sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.