Assistant administratif et formation (H/F)

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Au sein de la Direction déléguée du programme Executive Master et sous la responsabilité du Directeur des Opérations, le titulaire du poste assure le suivi administratif, contractuel et financier des opérations du programme.

Mission double : accompagnement des différents pôles de l’équipe dans leur activité (préparation des dossiers de candidatures, organisation d’événements, suivi budgétaire, logistique, etc.) et accompagnement des candidats admis, participants et intervenants du programme (conventions de formation, financements, contrats, factures).

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Gestion opérationnelle :

• Intégration administrative et suivi des participants : conventions, attestations de formation, conseil sur les modalités de financement, facturation, recouvrements, etc.

• Établissement des contrats pour les intervenants du programme et suivi des règlements des prestations

• Soutien à la direction du programme sur diverses tâches administratives (réservations, commandes, etc.) liées au fonctionnement du programme

Finance :

• Suivi financier du programme et relation avec ses fournisseurs et partenaires (devis, factures, etc.)

• Faire l’interface avec la direction du programme, le service financier de l’École et la filiale X-EXED pour les prévisions et le suivi budgétaire.

 Juridique :

• Mise à jour des contrats et règlements en collaboration avec la direction du programme

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive, ni contractuelle.

• Contraintes particulières : déplacements ponctuels à prévoir : cérémonies de remise des diplômes (2/an), sessions d’information, modules de cours, team building, etc.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...

• Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)

• Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous justifiez de 3 années minimum d’expérience dans le domaine de la gestion administrative, idéalement dans l’enseignement supérieur.

Très à l’aise à l’oral, vous aimez l’échange, l’accompagnement de profils divers dont internationaux, et souhaitez occuper un rôle central dans une équipe à taille humaine.

Si vous êtes à la recherche d’un projet ambitieux avec des perspectives de développement stimulantes, le tout dans un cadre bienveillant, rejoignez-nous !