Assistant de direction H/F

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Au sein du Secrétariat général,

La Direction des achats (DA) est chargée de mettre en œuvre la politique d’achat pour l'ensemble des services de l’École. Son rôle principal consiste à garantir le bon déroulement, la légalité et l'efficacité des processus d'achat à l’École polytechnique.

La Direction des Affaires Financières (DAF) a pour mission de gérer les activités budgétaires et financières en étroite collaboration avec la Direction comptable. Parmi ses responsabilités, la DAF assure la préparation et l'exécution du budget de l'École. Le pôle de contrôle de gestion dédié lui permet de réaliser différentes analyses financières. Les déplacements professionnels du personnel de l'École sont également gérés par la DAF.

Au sein de la Direction des Achats et de la Direction des Affaires Financières, votre rôle sera de fournir un soutien administratif à l'ensemble des membres des deux Directions. (avec une affectation partagée de 50 % entre ces deux Directions)

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Activités aux profits des deux entités :

Secrétariat administratif :

• Assurer l’accueil téléphonique, physique ainsi que l’accueil des nouveaux arrivants ;

• Assurer la gestion des relations extérieures pour les directeurs ;

• Rédiger et mettre à jour divers documents administratifs et informatifs (organigrammes, etc.) ;

• Mettre en forme et préparer des documents de présentations pour les comités et autres instances (Amphis Gestionnaires, Comités achats, Comités finances...) ;

• Organiser les réunions importantes et complexes et veiller aux aspects logistiques (Comité finances, Comité financier, séminaires des gestionnaires et séminaires de direction au niveau École) ;

• Organiser les réunions régulières de la direction ;

• Gérer l’envoi et la réception du courrier interne et externe de l’École ;

• Mettre à jour les modèles de documents du service sur le site Intranet de l’École et contribuer à l'alimentation et à la mise à jour de la page DA et DAF ;

• Assurer la collecte des données pour les tableaux de bord du SG ;

• Assurer le soutien logistique des deux directions (photocopieurs, organisation des webinaires…) ;

• Créer et diffuser les flash actus auprès des services de l’École.

Missions spécifiques au sein des achats :

• Apporter un soutien aux acheteurs du service et les assister à la gestion opérationnelle des dossiers ;

• Procéder en lien avec les acheteurs au téléchargement des offres sur la Plate-forme des achats de l’État (PLACE) ;

• Effectuer en lien avec les acheteurs la vérification des pièces de candidatures et des offres reçues ainsi que des actes de sous-traitance ;

• Rédiger les courriers de notification et les lettres de rejet des offres ;

• Gérer l’archivage des pièces administratives des marchés publics.

Dans le cadre de vos missions pour l’École polytechnique, vous pourrez être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie B) ou par voie contractuelle.

Merci de bien vouloir associer, à votre candidature, une lettre de motivation en plus du CV.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d’un BTS secrétariat/assistant administratif ou équivalent.

Vous justifiez d’une première expérience réussie dans des postes similaires.

Vous avez un bon relationnel, êtes autonome, réactif, force de proposition et rigoureux.

Vous êtes organisé, appréciez le travail en équipe, avez un esprit de service et de bonnes capacités rédactionnelles.