Assistant(e) de direction H/F

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Au sein du Secrétariat général,

La Direction des achats est chargée de mettre en œuvre la politique d’achat pour l'ensemble des services de l’École. Son rôle principal consiste à garantir le bon déroulement, la légalité et l'efficacité des processus d'achat à l’École polytechnique.

La Direction des Affaires Budgétaires et Financières (DABF) a pour mission de gérer les activités budgétaires et financières en étroite collaboration avec la Direction comptable. Parmi ses responsabilités, la DABF assure la préparation et l'exécution du budget de l'École. Le pôle de contrôle de gestion dédié lui permet de réaliser différentes analyses financières. Les déplacements professionnels du personnel de l'École sont également gérés par la DABF.

Au sein de la Direction des Achats et de la Direction des Affaires Budgétaires et Financières, vous jouerez un rôle crucial en fournissant un soutien à l'ensemble des membres des deux Directions. (avec une affectation partagée de 50 % entre ces deux Directions)

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Activités aux profits des deux entités :

Secrétariat administratif :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique ;

• Assurer la gestion des relations extérieures pour les directeurs ;

• Rédiger et mettre à jour divers documents administratifs et informatifs (organigrammes, etc.) ;

• Mettre en forme et préparer des documents de présentations pour les comités et autres instances (Amphis Gestionnaires, Comités finances, Comité financier, pré-CA et CA) ;

• Organiser les réunions importantes et complexes et veiller aux aspects logistiques (Comité finances, Comité financier, séminaires des gestionnaires et séminaires de direction du niveau École) ;

• Organiser les réunions régulières de la direction, qu'elles soient mensuelles ou hebdomadaires ;

• Gérer l’envoi et la réception du courrier interne et externe de l’École ;

• Mettre à jour les modèles de documents du service sur le site Intranet de l’École ;

• Contribuer à l'alimentation et à la mise à jour de la page de la direction des achats et de la direction des affaires budgétaires et financières sur le Kiosque Pratix ;

• Assurer la collecte des données pour les tableaux de bord du secrétariat général.

Assistance administrative :

• Assurer l’accueil des nouveaux arrivants (badge, signature du contrat, mobilier de bureau…) ;

• Assurer les commandes des directions (fournitures, etc.) ;

• Assurer le soutien logistique des services et le suivi de la maintenance des matériels (lien DSI) ;

• Organiser les déplacements professionnels de la direction des achats et de la direction des affaires budgétaires et financières et traiter les demandes de remboursement qui en découlent.

• Organiser les webinaires ;

• Créer et diffuser les flash actu.

Missions au sein des achats :

• Apporter un soutien aux acheteurs du service et contribuer à la gestion opérationnelle des dossiers ;

• Procéder au téléchargement des offres sur la Plate-forme des achats de l’État (PLACE) ;

• Effectuer la vérification des pièces de candidatures des offres reçues ainsi que des actes de sous-traitance, et rédiger les procès-verbaux correspondants sur le logiciel d'achat SIS MARCHES ;

• Rédiger les courriers de notification et les lettres de rejet des offres ;

• Assurer le suivi de la signature électronique et/ou physique des différents courriers relatifs aux procédures d’achat, ainsi que leur envoi aux fournisseurs ;

• Effectuer le classement des dossiers et des documents ;

• Gérer l’archivage des pièces administratives des marchés publics.

Missions au sein des affaires budgétaires et financières :

• Préparer les ordres du jour des réunions de pilotage de la direction des affaires budgétaires et financières et rédiger les comptes-rendus ;

• Planifier les rendez-vous les responsables aux affaires financières et chefs de pôle ;

• Apporter un soutien à l’équipe en charge de la préparation des déplacements professionnels ;

• Gérer l’archivage éventuel de la direction des affaires budgétaires et financières.

Dans le cadre de vos missions pour l’École polytechnique, vous pourrez être amené(e) à travailler sur des missions IP Paris.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie B) ou par voie contractuelle.

Merci de bien vouloir associer, à votre candidature, une lettre de motivation en plus du CV.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d’un BTS secrétariat/assistant administratif ou équivalent.

Vous justifiez d’une première expérience réussie dans des postes similaires.

Vous avez un bon relationnel, êtes autonome, réactif(ve), rigoureux(se).

Vous êtes organisé(e), appréciez le travail en équipe, avez un esprit de service et de bonnes capacités rédactionnelles.