Chargé(e) de gestion administrative (F/H)

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Le Laboratoire d'Informatique de l'Ecole polytechnique (LIX-UMR7161) est une unité mixte du CNRS et de l'X, en partenariat avec l'Inria. Le laboratoire partage le bâtiment Alain Turing avec le centre de recherche Inria – Saclay, situé sur le campus de l'Ecole polytechnique au sein de l'Institut Polytechnique de Paris.

Composé d'environ 190 membres, dont une soixantaine de permanents, le LIX est organisé en 14 équipes de recherche, dont 5 équipes-projets communes avec l'Inria, réparties en 5 pôles. Le laboratoire compte de nombreuses collaborations et contrats industriels, ainsi que plusieurs chaires industrielles.

L'équipe administrative, dynamique et soudée, est constituée de 5 gestionnaires polyvalents. Elle est placée sous la responsabilité de l'administratrice du laboratoire et travaille dans un environnement multiculturel, utilisant quotidiennement l'anglais

Au sein la Direction de l'enseignement et de la recherche, rattaché(e) au Laboratoire d’Informatique (LIX) et plus précisément au sein de l’équipe Administrative, nous recherchons un/une Chargé(e) de gestion administrative (F/H).

Sous la Responsable administrative, votre principal rôle consistera à coordonner et réaliser les activités de gestion administrative et financière d’un portefeuille d’équipes bien défini du laboratoire. Vous collaborerez quotidiennement avec les différents interlocuteurs administratifs de nos tutelles.

Vos missions au Laboratoire d’Informatique : 

- Préparation du budget pour son portefeuille et suivre son exécution ; établissement des bilans financiers

- Contrôle de la mise en œuvre des décisions dans le respect des règles et procédures administratives pour les tutelles IP Paris/Ecole Polytechnique, CNRS, FX Conseil et Inria

- Instruction des dossiers de gestion administrative (recrutements, démarches titres de séjour, les achats – bons de commandes, missions, les invitations et la logistique d'organisation d’évènements –workshop, conférences, etc.).

- Conseil des scientifiques sur des solutions / proposition d’alternatives pour répondre à leurs demandes

- Accompagnement [HK1] à l’élaboration des projets scientifiques (AAP ANR, contrats régionaux etc.)

- Alimentation des tableaux de bord

- Participation aux audits et évaluations

- Accueil et renseignements des personnels et interlocuteurs

- Contribution à la gestion du fonds documentaire administratif

Cette liste n'est pas exhaustive et d'autres missions peuvent être disponibles.
Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Deux postes en CDI sont vacants pour le poste.

Vous êtes un fonctionnaire de catégorie A ou vous possédez une formation supérieure de niveau Bac+3 en administration publique/gestion administrative/ économie. Vous justifiez d'une expérience similaire réussie de 3 à 5 années, idéalement dans le domaine de l’enseignement et de la recherche publique.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques en général et maitrisez les outils bureautiques courants tels que le traitement de texte, les tableurs, etc.

Un niveau d’anglais courant est indispensable (écrit, lu, parlé) >> plus de 30 nationalités au sein du laboratoire.

Votre organisation, votre sens du service et votre proactivité sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.