Chargé(e) de la communication évènementielle H/F

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Sous l'autorité de la directrice générale, la direction de la communication est chargée de l'élaboration et de la mise en œuvre de la stratégie de communication de l'École. Elle définit les choix d'orientation de la communication interne et externe, met en œuvre la diffusion des connaissances et leur vulgarisation, et contribue à la valorisation des activités d'enseignement et de recherche de l'École. En lien avec les directions concernées, elle participe à l'élaboration des contenus stratégiques, scientifiques, techniques ou administratifs sur lesquels reposent les actions de communication, coordonne et veille à la réalisation des projets de communication des directions et services de l'École.

Le pôle événementiel de l’École polytechnique a en charge la conception et la mise en œuvre de la communication événementielle issue de la stratégie de communication initiée par la Direction de la communication. Ce dernier est le garant de la conception et de la bonne organisation des événements orchestrés au nom et au sein de l’École et par conséquent du rayonnement de son image de marque.

Rattaché(e) à la Responsable du pôle communication événementielle, vous aurez pour rôle la conception, la réalisation et le suivi des événements internes et externes à caractères institutionnels, militaires, scientifiques et académiques de l’École.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Concevoir, organiser et piloter les événements internes et externes (conférences, forums, cérémonies officielles, remises des diplômes, etc…) y compris des événements hybrides ou virtuels ;

• Conseiller et accompagner les différents acteurs de l’École sur la gestion de leurs événements ;

• Gérer les demandes d’accueils d’événements externes et les accompagner dans l’organisation (en lien avec le coordinateur évènementiel) ; 

• Participer à la préparation logistique des événements et assurer la coordination terrain ;

• Participer à l’organisation de l’accueil de délégations institutionnelles ;

• Gérer le suivi administratif, financier et opérationnel des événements ;

• Gérer les prestataires, animer et assurer la coordination avec les services internes impliqués (dont les étudiants) ;

• Concevoir et rédiger les supports de communication événementielle en lien avec les infographistes et prestataires extérieurs. Participer à la production de contenus dont la réalisation de vidéos et de contenus digitaux ;

• Réaliser des bilans, des veilles, des plannings et des benchmarks, alimenter et tenir à jour des bases de données qualifiées.

Dans le cadre de vos missions pour l’École polytechnique, vous pourrez être amené(e) à travailler sur des missions IP Paris.

Il est important de noter que ce poste implique des déplacements fréquents sur site ainsi que la manipulation et le déplacement de matériel dans le cadre de la logistique des événements. Il nécessite également une flexibilité au niveau des horaires de travail et des astreintes pour l'organisation d'événements, que ce soit le matin, le soir, voire certains week-ends.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie A) ou par voie contractuelle.

Veuillez joindre une lettre de motivation en plus de votre CV lors du dépôt de votre candidature.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous détenez un diplôme de niveau Bac+3/+4 et justifiez de minimum 3 années d’expérience dans le domaine de la communication évènementielle.

Vos compétences en rédaction et en communication sont excellentes, vous êtes capable de collaborer en équipe, vous êtes polyvalent(e), rigoureux(se) et bien organisé(e).

Vous savez superviser un projet de A à Z et définir les tâches prioritaires. Vous êtes réactif(ve) et capable d'anticiper les besoins.

Une maîtrise de la langue anglaise est requise.