Coordinateur (trice) des inscriptions administratives et des diplômes (H/F)

L’École polytechnique, Surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.
 
Le modèle stratégique de l’École polytechnique repose sur trois piliers : enseignement, recherche, développement économique. L’innovation et l’entrepreneuriat sont devenus un axe majeur du développement de l’École notamment avec le lancement en 2015 d’un accélérateur dédié pour faire émerger des start-ups technologiques.

Présentation du service :
Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, le pôle support académique est organisé en back-office qui assure la coordination entre les différents cycles de formation et un front-office pour répondre aux besoins de ses clients.
Ce pôle est en charge du suivi des dossiers scolaires, de tous les étudiants, sur toute la durée de leur scolarité, à la fois pour les étudiants (inscription, transcripts, attestations, certificats et diplômes), pour les services internes (gestion des notes, organisation des jurys, requêtes d’informations, évaluation des enseignements) et aussi pour les entités externes (enquêtes nationales, vérification employeurs). Ce pôle est également en charge de la gestion des bourses et exonération, ainsi que du conventionnement des formations.

Mission principale du poste :
Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche et rattaché hiérarchiquement au responsable du pôle Support Académique, le titulaire du poste prend en charge la coordination des inscriptions administratives des étudiants principalement en lien avec la direction des ressources humaines (DRH), les directions déléguées de cycle de formation et la direction des systèmes d’information (DSI) et l'association des anciens élèves et diplômés de Polytechnique (AX). Il/elle supervise l’édition des diplômes et certificats, leur vérification et leur archivage et répond aux enquêtes sur les étudiants.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Coordonner et superviser les inscriptions administratives réalisées par les différents services de l’école : le bureau d’administration des élèves (BAE), le bureau d’accueil et de services aux internationaux de l’X (BASIX) de la direction des relations internationales (DRI), la direction déléguée du programme Bachelor (DDPB) et la direction déléguée du programme Master of Sciences and Technology (DDPMT), la DSI et la mise en qualité des données relatives aux étudiants ;
• Superviser l’édition et la délivrance de tous les diplômes et certificats de l’École ainsi que des annexes descriptives (suppléments aux diplômes) des diplômes aux étudiants qui en font la demande ;
• Superviser la vérification de diplôme des anciens étudiants sur demande d'organismes extérieurs et l’archivage des dossiers scolaires ;
• Être le référent pour l’AX des Alumni ;
• Répondre aux enquêtes (SISE, CVEC, OVE…), aux requêtes chiffrées sur les étudiants et contribuer aux enquêtes d’accréditation de l’Ecole, avec le soutien d’un gestionnaire du front office du pôle Support Académique

 
Activités complémentaires :

• Rédiger les processus et procédures relatifs au périmètre de responsabilité ;
• Contribuer aux différentes activités de la Direction ;
• Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions pour l’Institut Polytechnique de Paris.

 
La Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche ayant été créée récemment, le périmètre du poste est susceptible d’évoluer.

Ce poste est à pourvoir par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Si vous êtes arrivé(e) à la fin de l’annonce et que vous êtes encore plus motivé(e) qu’au début de la lecture c’est que ce poste est fait pour vous !

Pourquoi nous rejoindre ?
 
Rejoindre l’École polytechnique, c'est intégrer une institution de réputation mondiale et découvrir une diversité de métiers et des perspectives de carrières. C’est aussi contribuer à la formation de nouvelles générations de talents, repousser les frontières de la connaissance et du progrès technologique, et rejoindre un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous rejoindrez ainsi une École leader en France et à l’Internationale, et bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Plusieurs jours de télétravail
• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 50 %
• Un accès à des services sur le campus (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Un accès à des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante social sur place
• Un accès aux équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées à des tarifs avantageux
• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion.
Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement. Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Quel profil recherchons nous ?

Fonctionnaire catégorie A ou agent contractuel, titulaire d'un diplôme de niveau bac+5 avec une première expérience dans la gestion administrative.

Ce poste conviendra à un profil ayant un excellent relationnel pour conduire une activité en grande partie transverse. Il devra également faire preuve d’une organisation et d’une rigueur sans faille compte tenu des informations dont il a la charge.
 
Une bonne maîtrise de l’anglais serait appréciée.

Animé d’un fort esprit d’équipe, curieux et proactif, vous savez collaborer avec les différents partenaires au sein de l’entreprise.