Coordinateur(trice) des secrétariats pédagogiques de masters (H/F)

L’École polytechnique, Surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.
 
Le modèle stratégique de l’École polytechnique repose sur trois piliers : enseignement, recherche, développement économique. L’innovation et l’entrepreneuriat sont devenus un axe majeur du développement de l’École notamment avec le lancement en 2015 d’un accélérateur dédié pour faire émerger des start-ups technologiques.

Présentation du service :
Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, le pôle Support Académique est organisé en back-office qui assure la coordination entre les différents cycles de formation et un front-office pour répondre aux besoins de ses clients.
Ce pôle est en charge du suivi des dossiers scolaires, de tous les étudiants, sur toute la durée de leur scolarité, à la fois pour les étudiants (inscription, transcripts, attestations, certificats et diplômes), pour les services internes (gestion des notes, organisation des jurys, requêtes d’informations, évaluation des enseignements) et aussi pour les entités externes (enquêtes nationales, vérification employeurs). Ce pôle est également en charge de la gestion des bourses et exonération, ainsi que du conventionnement des formations.

Mission principale du poste :
Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche et rattaché hiérarchiquement au responsable du pôle Support Académique, le titulaire du poste mettra en place puis animera la coordination des secrétariats pédagogiques des masters, en lien avec les départements d’enseignement et de recherche de l’École polytechnique et avec la Graduate School d’IP Paris

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Mettre en place une coordination des 11 secrétariats pédagogiques des masters dont l’École polytechnique est référente (11 M1 et 25 M2 plus quelques Mastères Spécialisés) en lien avec les responsables de parcours des départements d’Enseignement et de Recherche et la Graduate School d’IP Paris ;
• Élaborer le ou les processus de gestion pour ces masters, de l’inscription administrative à l’édition des relevés de notes, dans une perspective de convergence des pratiques entre les secrétariats pédagogiques de masters et d’uniformité de traitement pour les différentes populations d’étudiants de l’École polytechnique ;
• Rédiger les procédures relatives à la gestion de ces masters, par une approche de co-construction, avec les secrétariats pédagogiques et la Graduate School d’IP Paris ;
• Accompagner les secrétariats pédagogiques dans la mise en œuvre opérationnelle des procédures et de leurs évolutions ;
• Gérer les demandes de bourses sociales ou d’excellence et les demandes d’exonération, avec le soutien d’un gestionnaire du front office du pôle ;

 
Activités complémentaires :

• Contribuer aux différentes activités de la Direction ;
• Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions pour l’Institut Polytechnique de Paris.

La Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche ayant été créée récemment le périmètre du poste est susceptible d’évoluer.

Ce poste est à pourvoir par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Si vous êtes arrivé(e) à la fin de l’annonce et que vous êtes encore plus motivé(e) qu’au début de la lecture c’est que ce poste est fait pour vous !

Pourquoi nous rejoindre ?
 
Rejoindre l’École polytechnique, c'est intégrer une institution de réputation mondiale et découvrir une diversité de métiers et des perspectives de carrières. C’est aussi contribuer à la formation de nouvelles générations de talents, repousser les frontières de la connaissance et du progrès technologique, et rejoindre un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous rejoindrez ainsi une École leader en France et à l’Internationale, et bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Plusieurs jours de télétravail
• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 50 %
• Un accès à des services sur le campus (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Un accès à des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante social sur place
• Un accès aux équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées à des tarifs avantageux
• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion.
Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement. Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Quel profil recherchons nous ?

Fonctionnaire catégorie A ou agent contractuel, titulaire d'un diplôme de niveau bac+5 avec une première expérience dans la gestion administrative.

Ce poste conviendra plus particulièrement à un candidat ayant une réelle appétence pour la mise en place de process. Il devrait également faire montre d’un excellent relationnel pour accompagner de nombreux interlocuteurs et les conduire vers une coordination fonctionnelle effective.
 
Une bonne maîtrise de l’anglais serait appréciée.

Animé d’un fort esprit d’équipe, curieux et proactif, vous savez collaborer avec les différents partenaires au sein de l’entreprise.