Gestionnaire administratif des aides financières - Anglais courant (H/F)

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Au sein de la direction des opérations de l’enseignement et de la recherche, le pôle support académique (PSA) est organisé en un back-office qui assure la coordination entre les différents cycles de formation et un front-office pour répondre aux besoins de ses clients.

Le PSA est en charge du suivi des dossiers scolaires, de tous les étudiants, sur toute la durée de leur scolarité, à la fois pour les étudiants (inscription, transcripts, attestations, certificats et diplômes), pour les services internes (gestion des notes, organisation des jurys, requêtes d’informations, évaluation des enseignements) et aussi pour les entités externes (enquêtes nationales, vérification employeurs). Le PSA est également en charge de la gestion des aides financières, ainsi que du conventionnement des formations.

Au sein de la Direction des opérations de l’enseignement et de la recherche et rattaché hiérarchiquement au responsable du pôle support académique, vous aurez pour mission de travailler en équipe dans un front-office, au service des utilisateurs. Vous assistez le responsable du PSA sur la gestion des aides financières : bourses d’excellence, exonérations et prêts.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Informer les candidats et les étudiants inscrits sur les aides financières ;

• Instruire les dossiers de demandes d’aides financières et les bourses d’excellence ;

• Organiser les commissions d’attribution de bourses, d’exonérations, en lien avec la Direction des Relations Internationales et les directions déléguées de cycle, en phase avec les vagues de candidatures ;

• Gérer les demandes de prêts en liaison avec la Fondation de l’X (FX) ;

• Produire les échéanciers mensuels adressés à la FX ;

• Consolider les informations relatives à l’assiduité en liaison avec le pôle Gestion des Études ;

• Transmettre à l’agent comptable les listes et informations relatives aux aides financières ;

• Suivre les besoins de renouvellement et les arrêts (redoublements, démission) ;

• Produire les attestations et documents administratifs en rapport avec les aides financières ;

• Proposer un dispositif de demandes d’aides ponctuelles en cours de cursus, en lien avec l’assistante sociale ;

• Préparer les commissions de solidarité en lien avec l’assistante sociale ;

• Mettre en place et suivre les procédures d’exonération des droits de scolarité ;

• Suivre et accompagner les élèves dans la gestion de leur bourse extérieure en liaison avec les organismes de financements extérieurs (Campus France).

En soutien de l’équipe des gestionnaires administratifs académiques :

• Participer aux missions du pôle comme éditer et diffuser les documents académiques pour les étudiants, instruire les demandes de vérifications de diplômes.

•  Contribuer à la rédaction des procédures et modes opératoires nécessaires à la réalisation des missions ;

• Participer aux grands événements annuels de la direction de l’Enseignement, notamment, l’organisation des cérémonies des diplômes ;

• Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions pour l’Institut Polytechnique de Paris.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous disposez d'une formation supérieure bac+3, et vous justifiez d'une expérience réussie en gestion administrative, idéalement acquise en milieu académique. Vous avez un anglais écrit / oral courant.

Ce poste s’adresse à un profil ayant une appétence pour le service client et des capacités de réactivité dans le traitement des demandes de bourses et d’exonérations.

D'un naturel rigoureux, si vous aimez travailler dans un environnement structuré et organisé ce poste est fait pour vous !