Gestionnaire administratif et financier (H/F) - Laboratoire LIX

L’École polytechnique, Surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.
 
Le modèle stratégique de l’École polytechnique repose sur trois piliers : enseignement, recherche, développement économique. L’innovation et l’entrepreneuriat sont devenus un axe majeur du développement de l’École notamment avec le lancement en 2015 d’un accélérateur dédié pour faire émerger des start-ups technologiques.

Le Laboratoire d'Informatique de l'Ecole polytechnique (LIX-UMR7161) est une unité mixte de recherche Ecole Polytechnique-CNRS, et a l’Inria pour partenaire. Il partage avec le centre de recherche Inria Saclay le bâtiment Alan Turing sur le campus de l'Ecole Polytechnique.
L'unité est constituée d'environ 190 membres, dont près de 70 de permanents dont les principaux employeurs sont l’Ecole Polytechnique, le CNRS et Inria. Elle est organisée en 5 pôles, soit 14 équipes de recherche dont 5 équipes-projets communes avec Inria.
Le LIX compte de nombreuses collaborations et contrats industriels, et plusieurs chaires industrielles.

L'équipe administrative, soudée et dynamique est constituée de 3 gestionnaires polyvalentes. Elle est placée sous la responsabilité de l'administratrice du laboratoire et travaille dans un environnement multiculturel, quotidiennement en anglais. La polyvalence du poste se décline tant sur les activités administratives (financier, RH, organisationnel, logistique) que sur l’origine des ressources financières et le fonctionnement des tutelles de l’unité.

Au sein du LIX, rattaché(e) à l'administratrice, vous aurez pour mission d'assurer de manière autonome la gestion administrative Ecole polytechnique et CNRS de plusieurs équipes de l’unité dans le respect de la règlementation et des procédures des tutelles en lien avec les interlocuteurs internes et/ou externes.
Vous réalisez les activités contribuant au collectif du laboratoire.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Suivre et contrôler le budget des équipes (subvention d’état et ressources propres) et alimenter les tableaux de bord correspondants
• Saisir les commandes École et CNRS, transmettre les bons de commande aux fournisseurs, gérer les litiges, saisir le service fait
• Assurer l’organisation des missions et gestion de frais (établissement des ordres de mission avec ou sans frais École et CNRS, réservation des hôtels, inscription aux conférences, réservation des billets, établissement des notes de frais, organisation du séjour des invités, visas)
• Initialiser les demandes de recrutement
• Assurer l’alimentation régulière des bases de données RH
• Assurer la logistique d’organisation des évènements (séminaires, colloques, écoles) en lien avec les organisateurs scientifiques
• Suivre l’évolution de la règlementation des domaines de gestion
• Assurer la circulation de l’information, communiquer au sein de l’équipe administrative et avec les services administratifs des tutelles
• Contribuer à l’organisation des évènements collectifs et à la vie du laboratoire (assemblée générale, comités, commissions et séminaire du laboratoire, instances en relation avec l’Inria)
• Contribuer à l’enrichissement du fonds documentaire de l’équipe administrative
• Mettre à jour le site intranet de l’unité

Ce poste est à pourvoir par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Si vous êtes arrivé(e) à la fin de l’annonce et que vous êtes encore plus motivé(e) qu’au début de la lecture c’est que ce poste est fait pour vous !

Pourquoi nous rejoindre ?
 
Rejoindre l’École polytechnique, c'est intégrer une institution de réputation mondiale et découvrir une diversité de métiers et des perspectives de carrières. C’est aussi contribuer à la formation de nouvelles générations de talents, repousser les frontières de la connaissance et du progrès technologique, et rejoindre un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous rejoindrez ainsi une École leader en France et à l’Internationale, et bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Plusieurs jours de télétravail
• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 50 %
• Un accès à des services sur le campus (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Un accès à des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante social sur place
• Un accès aux équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées à des tarifs avantageux
• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion.

Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement. Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Quel profil recherchons nous ?

De formation supérieure BTS, vous justifiez d'une expérience réussie en gestion administrative (compréhension du domaine d’activité exercé, maîtrise des applications informatiques utilisées). Vous avez des notions sur le système français de la recherche.

Vous avez un anglais écrit/oral intermédiaire (niveau B1 - cadre européen commun de référence pour les langues) et maîtrisez les outils bureautique.

Vous avez le goût de travailler dans un environnement dynamique.

Le désir de travailler en équipe, la curiosité et la rigueur sont nécessaires pour s’assurer une expérience enrichissante.