Gestionnaire Financier H/F

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

La Direction des Affaires Financières (DAF) assure les missions suivantes : mise en œuvre de la politique budgétaire et financière selon la stratégie pluriannuelle et les enjeux de l’École ; préparation et contrôle des actes financiers ; production et analyse des tableaux de bord financiers ; optimisation de la fonction finances ; émission des titres de recettes ; supervision financière des différents contrats de recherche ; pilotage et suivi des dossiers fiscaux ; optimisation du système d’information budgétaire et financier ; suivi proactif du mécénat en lien avec la Fondation ; suivi et interactions avec l’Institut Polytechnique de Paris et des filiales de l’École polytechnique.

Rattaché(e) à la cheffe du bureau gestion opérationnelle et en collaboration avec les entités métiers, vous aurez pour rôle le contrôle des dossiers de remboursement de frais de missions (déplacements professionnels) et leur mise en paiement, la saisie des factures du voyagiste de l’École et la saisie de missions et de frais de missions sur l’application dédiée.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

1/ Traitement les remboursements de frais de mission :

• Contrôler les documents essentiels des demandes de remboursement conformément à la réglementation applicable et aux procédures de l’École;

• Contacter les services concernés pour compléter les dossiers au besoin;

• Mettre en paiement les frais engagés lors des déplacements professionnels;

• Relancer les services afin d'obtenir les dossiers de remboursement de frais au besoin.

2/ Saisie des factures voyagiste :

• Assurer la préparation des dossiers pour chaque facture de voyagiste, incluant la facture, la preuve des réservations par l'agence de voyage et l'ordre de mission signé;

• S'assurer de la disponibilité des crédits pour le paiement des factures;

• Effectuer la saisie des factures dans l'outil de gestion des missions.

3/ Réaliser des ordres de mission et saisir des demandes de remboursement de frais :

• Contacter les services afin d'obtenir les dossiers de remboursement de frais;

• Vérifier la présence des documents essentiels dans les dossiers;

• S'assurer que les crédits pour le paiement des frais de mission sont disponibles.

De manière générale, participer aux réunions du pôle missions, assister les services de l’École sur les sujets de déplacements professionnels et collaborer étroitement avec les autres membres du pôle Missions et de la DAF.

Activités complémentaires :

• Participer aux réunions transverses en matière de gestion ;

• Participer à l’amélioration continue des processus, à la mise en place des procédures et des documents internes.

Dans le cadre de vos missions pour l’École polytechnique, vous pourrez être amené(e) à travailler sur l’ensemble des périmètres financiers et contribuer au développement d’IP Paris.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie B) ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d’un diplôme BAC+2 en administration et/ou gestion financière. Une première expérience est un plus.

Vous avez le sens de la confidentialité, savez travailler en équipe, êtes rigoureux(se), et organisé(e).

Des compétences en anglais sont un plus.