Office manager / Gestionnaire administratif & budgétaire (F/H)

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Au sein de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche de l’École Polytechnique, la Direction Entrepreneuriat et Innovation (DEEI) a pour mission de stimuler, soutenir et accompagner le développement d’initiatives entrepreneuriales porteuses d’innovation technologique à fort potentiel.  La DEEI a pour cela mis en place un dispositif complet de sensibilisation et d’accompagnement entrepreneurial au sein du Drahi-X Novation Center, constitué d’un espace de prototypage, d’un incubateur pour startups, et d’une offre d’hébergement des projets innovants de partenaires de l’école.

Au sein de la DEEI, rattaché(e) au Responsable Pôle Support & Communication, vous aurez pour mission d’assurer le soutien administratif et budgétaire de la DEEI et de participer à la satisfaction des startups et partenaires hébergés avec l’Office Manager de la DEEI.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Gestion administrative

• Soutien des équipes dans le cadre des processus Achats (appels d’offres, marché)

• Gestion et suivi des conventions de service (signature, enregistrement, et facturation) 

• Piloter la mise en place et l’exécution des conventions de stages ;

• Gestion des ordres de mission et des notes de frais

• Suivi RH (conventions de stages, arrêt maladie, etc.)

• Proposition d’optimisation des process de travail

Gestion budgétaire

• Préparation et suivi du budget en lien avec les différents responsables de pôles et la Direction

• Gestion des commandes (investissement/fonctionnement, globalisé/fléché)

• Liaison avec le/la Responsable aux Affaires Financières en charge de la DEI

• Suivi des recettes avec la Direction comptable

Accueil et gestion des accès, en soutien de l’Office Manager

• Assurer l’accueil et la prise en charge des visiteurs et retirer le courrier de la DEI et du bâtiment à la Poste de l’école et le distribuer en cas d’absence de l’Office Manager ;

• Pouvoir gérer les accès informatiques et badges des accédants au Drahi-X Novation Center et l’annuaire de la DEI.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous disposez d'une formation supérieure bac+2, vous justifiez d'une expérience en gestion administrative , idéalement acquise au sein d'un environnement de recherche/innovation.

Vous êtes organisé(e), proactif(ve) et vous avez le sens du service ? Venez rejoindre notre incubateur et devenez le pilier de notre quotidien !