Responsable des stages (H/F)

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

La Direction de l’enseignement, principalement en charge du volet académique des cursus de formation de l’école, travaille en interaction quotidienne avec les autres directions : Direction des Relations Internationales, Direction de la Formation Militaire et Humaine, Direction Entreprises, Entrepreneuriat & Innovation.

Au sein de la Direction de l’enseignement, le Career Center accompagne les élèves et étudiants dans l'élaboration et la mise en œuvre de leur projet professionnel. Il est donc l’interlocuteur central sur les sujets suivants :

-          Gestion des offres de stages et suivi administratif, juridique et pédagogique des stages,

-          Accompagnement à l’orientation et l’insertion professionnelle.

Le service des stages est en charge des stages des élèves et des étudiants des cursus polytechniciens, MScT, Masters et Bachelors de l’Ecole polytechnique.

Il accompagne les élèves et les étudiants sur toutes les étapes de leur stage : leur recherche de stages, la constitution d’un dossier complet pour aboutir à une convention, le déroulement du stage. Il organise la remise des prix du stage. Il leur communique toutes les informations nécessaires grâce aux amphi de rentrée, les livrets de stages, l’intranet, le jobboard …

Il met en place les outils de suivi, de reporting et organise des points réguliers auprès des différents services de la Direction de l’enseignement, notamment les cycles, mais aussi la Direction entreprises, entrepreneuriat & innovation, la Direction juridique, la Direction de la Formation Humaine et Militaire, la Fondation de l’X voire l’AX. Il coordonne des aspects pédagogiques en soutien à l’enseignement.

Il accompagne les entreprises recrutant nos stagiaires : la communication sur les différents types de stages effectués par les élèves et étudiants, le processus de dépôt des offres, la validation, la centralisation et la diffusion des offres auprès des élèves et étudiants.

Sous la responsabilité et avec l’appui du Responsable du Career Center, nous recherchons notre futur(e) Responsable des stages (H/F) - Bilingue anglais qui encadrera une équipe de 3 chargés de stages. Votre principal rôle consistera à accompagner les élèves et les étudiants dans toutes les étapes de leur stage. Référent stages de l’Ecole et à ce titre travaille en étroite collaboration avec les cycles, tous les départements de l’Ecole et les structures d’accueil des élèves. Vous veillez au bon développement des offres de stage.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Accompagner les étudiants sur toutes les étapes de leur stage (communication des informations, recherche de stages, établissement des dossiers, etc.).

• Gérer le service des stages

  • Manager l’équipe des chargés de stages

  • Gérer tous les sujets stages en collaboration avec les responsables de cycles

  • Assurer le suivi pédagogique et administratif des stagiaires

  • Mettre en place et piloter les outils de suivi, de reporting, des indicateurs pour le service et chaque population (2A, ...,  1BX...M1..MSCT1... masters IP Paris)

  • Mener et communiquer sur les enquêtes stages : définition et lancement, l’exploitation et valorisation des résultats et contribuer aux projets associés.

  • Mettre à jour toutes les informations et données relatives aux stages : plaquette, présentation, site, intranet, jobboard, logiciels …

  • Assurer l’organisation de la remise des prix de stages de recherche.

  • Assurer la veille juridique (conventions).

  • S’assurer que TOUS les élèves partent avec une convention de stage.

• Accompagner, en collaboration avec l’équipe relations entreprises, les entreprises recrutant nos stagiaires communication sur les différents types de stages, processus de dépôt des offres, validation - centralisation et diffusion des offres auprès des étudiants) afin d'accroître le volume d'offres proposées.

• Être le garant de l’amélioration continue du service stage. Contribuer à la vie, aux projets du Career center ainsi qu’aux projets d’autres services de l’Ecole à dimension stages : réunions d’équipe, réunions projets, évènements recrutement – carrière, visite d’entreprises ….

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris, des missions en collaboration avec l’AX, la FX.

Cette liste n’est pas exhaustive.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail en fonction du poste

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Fonctionnaire de catégorie A ou titulaire d’une formation de niveau Bac+5, bilingue anglais-français.

Vous possédez une bonne compréhension du fonctionnement de l'enseignement supérieur et du marché de l’emploi en France et à l'International. Vous avez une expérience confirmée de la gestion administrative et l’accompagnement d’étudiants dans l’enseignement supérieur en France ou à l’international. Vous avez déjà managé(e) une équipe.

Passionné(e) par l'accompagnement de projet professionnel et doté d’excellentes compétences interpersonnelles, vous êtes familier des problématiques carrières. Quel que soit le format, vous êtes à l’aise pour faire une présentation en amphi, animer un atelier, mener des entretiens individuels.

Autonome, vous gérez une équipe, vous interagissez en interne avec les conseillers carrières, les responsables de services et en externe avec nos partenaires, vous menez des projets variés, de leur conception à leur évaluation, dans un environnement matriciel. Vous assurez le reporting de toutes les activités de votre service. Polyvalent, force de propositions, travailler en équipe et en mode projet vous nourrit.

Votre approche collaborative et votre souci de la qualité de service, de l’amélioration continue sont des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Pack Microsoft Office), les logiciels de gestion administrative, d’enquêtes.

Nous sommes impatients de vous rencontrer !