Stagiaire - Assistant administratif des stages - (2 MOIS) (F/H)

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Au sein de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche de l’Ecole Polytechnique, la Direction de l’enseignement est principalement en charge de l’organisation de la composante académique des divers cursus de formation de l’école. Dans cette mission, elle est en interaction quotidienne avec les directions et services responsables des autres composantes de ces formations : Direction des Relations Internationales, Direction de la Formation Militaire et Humaine (cette dernière étant notamment en charge de la formation sportive), Direction entreprises, entrepreneuriat & innovation.

Au sein de la Direction de l’enseignement, le Career Center accompagne les élèves et étudiants dans l'élaboration de leur projet professionnel, la gestion de leurs stages et leur stratégie de recherche d'emploi. Il est donc l’interlocuteur central sur les sujets suivants :

• Gestion des offres de stages et suivi administratif, juridique et pédagogique des stages,

• Accompagnement à l’orientation et l’insertion professionnelle.

Le service des stages est en charge des stages des élèves et des étudiants des cursus polytechniciens, MSc&T, Masters et Bachelors de l’Ecole polytechnique.

Il accompagne les élèves et les étudiants sur toutes les étapes de leur stage : leur recherche de stages, la constitution d’un dossier complet pour aboutir à une convention, le déroulement du stage. Il leur communique toutes les informations nécessaires grâce aux amphis de rentrée, les livrets de stages, l’intranet, le jobboard … Il organise la remise des prix du stage.

Il met en place les outils de suivi, de reportings, les enquêtes et organise des points réguliers auprès des différents services de la Direction de l’enseignement, notamment les cycles, mais aussi la Direction entreprises, entrepreneuriat & innovation, la Direction de la Formation Humaine et Militaire, la Fondation de l’X voire l’AX. Il coordonne des aspects pédagogiques en soutien à l’enseignement.

Il accompagne les entreprises recrutant nos stagiaires : la communication sur les différents types de stages effectués par les élèves et étudiants, le processus de dépôt des offres, la validation, la centralisation et la diffusion des offres auprès des élèves et étudiants.

Sous la responsabilité du Responsable des stages, en renfort à notre service, votre mission principale consistera à saisir, à enregistrer les données relatives aux conventions de stages dans les applications dédiées : Live Consent et SynapseS ainsi que sur le réseau informatique de l’Ecole.

Selon votre profil, vous aurez également l'occasion de prêter main forte sur d'autres sujets du Career Center.

Ce stage est à pourvoir pour au minimum une durée de 2 mois.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

Vous êtes notre perle rare car :

Titulaire d’une formation dans le domaine de la gestion administrative ou management de gestion.

Vous possédez idéalement d'une expérience similaire ou de connaissances sur la gestion et réglementation des stages en France et/ou à l'International.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Pack Microsoft Office).

Votre rigueur, votre curiosité, vos capacités relationnelles sont des atouts essentiels pour réussir dans ce stage.