Stagiaire Coordinateur(trice) Evènementiel – durée 6 mois (F/H)

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

La Direction des Relations Internationales (DRI) participe au rayonnement institutionnel et à l’internationalisation de l'École polytechnique en définissant et en mettant en œuvre sa politique à l'international. Elle poursuit et renforce le développement à l'international en s'appuyant, notamment sur la conclusion d'accords de collaborations académiques et scientifiques avec des universités à l’étranger de premier plan, et sur des actions de promotion. Elle contribue également à la définition et à la mise en œuvre de la politique internationale de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris).

L’action au quotidien de la direction se concentre autour de quatre grandes missions internationales :

1-Le développement des partenariats

2-L’organisation et le suivi de la mobilité entrante et sortante (accueil, suivi et orientation des étudiants, accompagnement de la mobilité des enseignants-chercheurs et du personnel)

3-La gestion des relations publiques et la promotion de l'établissement

4-Le management des réseaux de coopération stratégiques

La présentation du projet :

Le concept d’Universités Européennes a été introduit par Emmanuel Macron lors de son discours à la Sorbonne en 2017. L’initiative des universités européennes est aujourd’hui l’un des appels à propositions phares de la Commission Européenne et a pour objectif de renforcer la compétitivité internationale des universités d’Europe. 

L’Ecole polytechnique est membre de l’Alliance EuroTeQ créée en 2020 par six universités de sciences et de technologies de premier rang : l’École polytechnique, l'Université Technologique d'Eindhoven (TU/e), l’Université Technique de Munich (TUM), l’Université Technique du Danemark (DTU), l’Université de Technologie de Tallinn (TalTech) et l’Université Technique de Prague (CTU).

Pour la nouvelle phase du projet, EuroTeQ 2030, deux écoles de commerce rejoignent l’université européenne – IESE de l’université de Navarre et HEC Paris – en tant que partenaires.  L'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris) devient un partenaire associé, tout comme l'EPFL, basée en Suisse et plusieurs entreprises et associations d'ingénieurs européennes

Au sein de la Direction des Relations Internationales (DRI), nous recherchons un/une Stagiaire Coordinateur(trice) Evènementiel – durée 6 mois (F/H).  

En tant que stagiaire au sein de l'équipe de coordination de l'Université Européenne EuroTeQ, sous la responsabilité du Coordinateur Université Européenne Euroteq, vous jouerez un rôle essentiel dans l'organisation des événements du projet.

Vous aurez l'occasion de participer à toutes les étapes de planification et d'exécution :

1/ Programmation des événements :

• Participer à l'élaboration des programmes en définissant les thématiques et les formats des sessions de travail.

• Fixer les objectifs et les retombées attendues pour chaque événement en termes de visibilité et de communication interne.

2/ Appui à la coordination des étapes de l'événement :

• Établir un calendrier des principales étapes et actions à réaliser.

• Assurer le suivi et le respect du plan d'actions, et apporter un soutien dans le suivi du budget.

• Organiser des points d'étape réguliers avec les équipes de la DRI, de la Communication et du Teaching and Learning Center.

3/ Organisation logistique :

• Prévoir l'organisation logistique des événements en amont, notamment en sélectionnant les prestataires et en planifiant les espaces.

• Être présent sur site lors des événements pour coordonner les activités, suivre le déroulement et communiquer avec les intervenants et les participants.

4/ Appui à la coordination avec les prestataires et les intervenants :

• Gérer les relations avec les partenaires et fournisseurs.

• Assurer le contact avec les intervenants externes.

• Animer et coordonner les acteurs et contributeurs internes.

Au sein d'une équipe dynamique et proactive, vous aurez également l'opportunité de prêter main-forte sur d'autres sujets relevant de la Direction.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées

• L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Si vous êtes passionné(e) par l'organisation d'événements et que vous souhaitez acquérir une expérience précieuse dans un environnement international, cette opportunité est faite pour vous !

Etudiant en formation BAC +5 dans le domaine de la communication et évènementiel ou en communication scientifique ou gestion de projets, vous recherchez un stage de 6 mois.

Nous recherchons un(e) candidat(e) enthousiaste et proactif(ve), doté(e) d'une grande capacité d'organisation et d'une excellente gestion du temps.

Vous devez être capable de travailler de manière autonome, tout en étant un membre efficace d'une équipe collaborative. Une expérience préalable dans l'organisation d'événements ou dans le secteur de l'enseignement supérieur serait un atout, mais n'est pas obligatoire.

Un bon niveau d’anglais est indispensable afin d’échanger avec les différents interlocuteurs.

Rejoignez-nous pour une expérience de stage enrichissante et valorisante !